Heading tag: gestión documental

Muchos son los autores que han tratado de explicar la relación existente entre gestión de información (GI), gestión documental (GD) y gestión del conocimiento (GC); sin embargo, muchas veces resulta difícil establecer líneas divisorias entre uno y otro concepto, porque existen puntos de convergencia donde se entremezclan. La gestión de información, documental y del conocimiento, ordenadas de manera adecuada, garantizan que la información y el conocimiento de la organización fluyan en el lugar adecuado de la organización y se utilice por las personas indicadas, para la toma correcta de decisiones. Fernández Valdés María de las Mercedes, Ponjuán Dante Gloria. Análisis conceptual de las principales interacciones entre la gestión de información, la gestión documental y la gestión del conocimiento. ACIMED  [revista en la Internet]. 2008  Jul [citado  2011  Ago  29] ;  18(1): . Disponible en: http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024-94352008000700007&lng=es.

Ejemplo de interdisciplinariedad: La documentación contribuye a completar la información periodística en su forma “pura”, por lo que el sistema documental es un servicio importante para la garantía de una calidad que, a su vez, atestigüe la veracidad del producto informativo. Según Galdón, “la documentación es tanto un elemento necesario en la elaboración de la información periodística como una parte fundamental de ella”. Codina L. La documentación en los medios de comunicación: situación actual y perspectivas de futuro. Disponible en: http://www.ucm.es/info/multidoc/multidoc /revista/num10/paginas/pdfs/Codina.pdf

Se reconoce la gestión documental como la expresión tangible del conocimiento tácito convertido en explícito.

Para Alberch i Fugueras, la gestión documental “engloba un conjunto de operaciones comprometidas con la búsqueda de la economía y la eficacia en la producción, el mantenimiento, uso y destino final de los documentos a lo largo de su ciclo de vida; es decir, desde el momento de su concepción en las oficinas administrativas hasta su ingreso en las instituciones de archivo.” Alberch i Fugueras R. Los archivos entre la memoria histórica y la sociedad del conocimiento. Barcelona: UOC; 2003.

Artiles Visbal, considera que la gestión documental es un proceso vital para la organización, debido a la magnitud que alcanzan los documentos, como resultado del:

1. Amplio alcance y complejidad de las actividades gubernamentales y empresariales.

2. Incremento del sector de servicios donde se realizan múltiples actividades relativas al manejo y transferencia de datos e informaciones.

3. Aumento de las regulaciones y las normativas oficiales que reglamentan el empleo de los documentos.

4. Incorporación y extensión de medios técnicos (fotocopiadoras, impresoras, etc.) que generan grandes volúmenes de información registrada en diversos formatos.

Para Mena Mujica, uno de los aspectos más importantes de la gestión documental desde el enfoque de los archivos totales, es la implantación de sistemas integrales de tratamiento de la documentación que se ocupen de su producción, conservación, uso y explotación, y eliminación, según las necesidades de cada tipo de usuarios, sean los propios productores o investigadores. Mena Mugica M. Gestión documental y organización de archivos. La Habana: Félix Varela; 2005.

Sobre la necesidad de la digitalización Artiles Visbal asegura que la gestión documental ha intercalado la digitalización de contenidos, de forma que es cada vez menos visible la diferencia y, en la medida que avanzan las TIC, es cada vez más probable que la empresa se mueva de manera más rápida hacia la digitalización de la información.

Para recordar: Páez Urdaneta definió la gestión al señalar que equivale al conjunto de acciones relativas a la planificación, organización, instrumentación, direccionamiento y supervisión del trabajo requerido para cumplir una misión estratégica. Ponjuán Dante G. Gestión documental, gestión de información y gestión del conocimiento: evolución y sinergias. Comunicación preliminar. 2004. Disponible en: Ciencias de la Información http://www.cinfo.cu/Userfiles/file/Cinfo/CINFO2005/diciembre2005/Comunicacion.doc

La adaptación de las organizaciones a las nuevas circunstancias impuestas por la era de la información y el conocimiento pasa por la proposición de modelos que se basan en una gestión adecuada de los activos intangibles y el capital intelectual. En general, la aplicación de este enfoque gerencial requiere que, tanto empresarios como directivos concedan cada vez mayor importancia a la gestión de la información y el conocimiento en sus organizaciones. Con frecuencia, no se logran distinguir entre cada una de ellas, y en ocasiones no logran identificarlas adecuadamente. Entonces terminan por relacionar “todo” con la gestión documental que es la mejor comprendida al servir de plataforma sobre la que se apoya la organización para evidenciar sus resultados.

Una gestión eficiente de la información, asegura Ponjuán, además de estar al tanto de las fuentes, servicios y sistemas, los ciclos de vida y los criterios de calidad, debe tener «bien definidas las políticas en torno al papel de cada cual en el manejo de información. Así, las personas pueden ser en el plano dinámico del flujo de información: generadores, receptores o custodios del almacenamiento de información». Todas estas funcionalidades se expresan e intercambian a lo largo de la producción ciberperiodística, tanto en los planos inter-organizacionales, como en sus proyecciones externas. Ponjuán Dante G. Gestión de la información en las organizaciones: principios, conceptos y aplicaciones. Santiago de Chile: CECAPI. Universidad de Chile. 1998.

Las antiguas alianzas entre periodismo y documentación encuentran en la red de redes un escenario de refundación, que alcanza nuevos y más complejos horizontes al analizarse a través de los prismas de la gestión en las organizaciones como área y proceso específico abordado y desarrollado desde las ciencias de la información. Marrero Santana Liliam. Gestión documental, de la información y del conocimiento en los escenarios ciberperiodísticos. ACIMED  [revista en la Internet]. 2009  Oct [citado  2011  Ago  29] ;  20(4): 23-54. Disponible en: http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024-94352009001000002&lng=es.

Bibliografía consultada:

Marrero Santana Liliam. Gestión documental, de la información y del conocimiento en los escenarios ciberperiodísticos. ACIMED  [revista en la Internet]. 2009  Oct [citado  2011  Ago  29] ;  20(4): 23-54. Disponible en: http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024-94352009001000002&lng=es.

Artiles Visbal Sara M. La gestión documental, de información y el conocimiento en la empresa: El caso de Cuba. ACIMED  [revista en la Internet]. 2009  Mayo [citado  2011  Ago  29] ;  19(5): . Disponible en: http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024-94352009000500002&lng=es.

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